Description and distribution of tasks

The areas of responsibility of our department are briefly summarized here. In addition to the persons responsible for an area, our department also has other members who help in the respective areas or with event support.

Person responsible for the budget and head of department: Simon Dührkop
The person responsible for the budget is responsible for the administration of income and assets as well as the implementation of the student body's budget plan. They also check and process all applications for reimbursement as part of the committee work. This person is also responsible for closing the budget accounts.

Change: Annika Hinz, Laurin Lack and Julian Dreyer
The Finance Department provides cash boxes with change for events or other occasions. If you need change for your event, please ask the Finance Department in good time (one week) before the event.

Drinks: Dominik Philipp
The drinks officer is responsible for ordering, accepting and managing the AStA's drinks stock. Drinks can be ordered for events via this person.

Locking managment: Dominik Philipp
The person responsible for locking manages keys and access authorizations to the rooms of the student body. If you need access to certain rooms, you can ask this person.

Orders: Dominik Philipp
The Finance Department can order things (online) on request. The advantage for you is that you do not have to spend any money and therefore do not have to fill out a refund application.

Lending:
The Finance Department is also responsible for lending out the student AStA's equipment. It is supported by the secretariat. You can find out more during opening hours or by email.

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Rückerstattung im Rahmen der Gremienarbeit

Habt ihr im Rahmen der Gremienarbeit Geld ausgegeben und wollt von uns nun das Geld wiederbekommen, füllt ihr das Rückerstattungsformular aus. Dieses Formular hat zwei Boxen, die obere lasst ihr komplett frei, die wird dann von uns ausgefüllt. Die untere Box ist die relevante für euch.

Dort tragt ihr euren Namen und eine Kontaktmöglichkeit, unter der wir euch erreichen können (z.B. E-Mail-Adresse oder Handynummer), sowie eure Bankverbindung ein. Außerdem müsst ihr noch eintragen, wie viel Geld ihr erhalten wollt, denn möglicherweise habt ihr nicht nur Materialien für eine Veranstaltung gekauft, sondern auch noch private Sachen, und wofür ihr das Geld ausgegeben habt. Anschließend kreuzt ihr an, welches Gremium euch das Geld bewilligt habt. Als letztes braucht ihr die Unterschrift der finanzverantwortlichen Person (oder des Vorsitzes) des Gremiums, das euren Antrag abgestimmt hat. Ist das Protokoll zu der Sitzung bereits online verfügbar, könnt ihr auch das Datum der entsprechenden Sitzung eintragen.

Mit dem Ausfüllen alleine ist der Antrag aber noch unvollständig. Ihr müsst unbedingt die Rechnung (ist der Betrag unter 250€ reicht auch eine Quittung) über die Ausgabe zusammen mit dem Antrag einreichen, ansonsten können wir euch das Geld nicht erstatten.

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Studentische Gruppe

Ihr seid eine studentische Gruppe, die allen Studierenden der Universität zu Gute kommt? Ihr gebt regelmäßig etwas Geld für eure Gruppe aus? Dann könnt ihr im Studierendenparlament einen Antrag stellen, dass ihr als studentische Gruppe in den Haushaltsplan aufgenommen werdet. So steht euch dann ein gewisser Betrag (der in der Sitzung des Studierendenparlaments festgelegt wird) pro Kalenderjahr zur Verfügung. Analog zu den Erstattungen im Rahmen der Gremienarbeit füllt ihr auch das Rückerstattungsformular aus, wenn ihr Geld vorgelegt habt und es nun erstattet bekommen möchtet. Zu Beginn des neuen Jahres oder spätestens, wenn ihr zum ersten Mal in einem Kalenderjahr Geld über euren Haushaltsposten ausgeben möchtet, müsst ihr im Studierendenparlament vorstellig werden und euren Haushaltsposten freigeben lassen. Anschließend könnt ihr das Geld abrufen.